Dans un projet d’ouverture, les identifiants d’accès sont souvent commandés tard parce qu’ils paraissent secondaires. Ils arrivent alors en retard ou non conformes, précisément lorsque l’établissement ne dispose plus d’aucune marge.
- Remonter le calendrier à partir de la date d’ouverture
- Ce dont vous avez besoin avant l’arrivée des clients
- Effectuez les essais lorsque les lecteurs RFID sont opérationnels, pas avant
- Le visuel évoluera, anticipez-le
- Quantités nécessaires pour le premier jour
Remonter le calendrier à partir de la date d’ouverture
La production prend 14 à 21 jours après l’approbation du visuel. Cette approbation nécessite un échantillon, qui exige lui-même un cahier des charges confirmé pour l’identifiant d’accès. Or ce cahier des charges dépend d’un système de serrures installé ou, au minimum, connu et configuré.
Cette chaîne explique pourquoi le dossier des identifiants d’accès doit être lancé dès l’attribution du lot serrurerie, plutôt qu’au moment de l’ameublement des chambres. La première date de commande possible dépend de la chaîne technique, non du seul délai de production.
- Lot serrurerie attribué
- Lancez dès maintenant le dossier des identifiants d’accès : la dépendance technique commence ici
- Système configuré
- Confirmer le type d’identifiant d’accès, l’encodage et la convention de numérotation
- Échantillon
- Tester les portes réelles une fois les lecteurs RFID opérationnels
- Visuel approuvé
- Le délai de production de 14 à 21 jours démarre à ce stade
- Ouverture
- Ajouter le stock destiné à la mise en service, les identifiants d’accès du personnel et la marge de réémission
Ce dont vous avez besoin avant l’arrivée des clients
Les identifiants d’accès du personnel et des prestataires sont nécessaires en premier, souvent plusieurs mois avant l’ouverture. Les équipes de construction, les ingénieurs de mise en service et l’équipe de préouverture doivent tous accéder aux lieux avant même que l’établissement soit opérationnel.
Il s’agit généralement d’un identifiant d’accès distinct et plus sobre que celui des clients. Mieux vaut le commander comme tel que remettre à une équipe de construction le stock destiné aux clients, puis s’interroger sur sa disparition.
Effectuez les essais lorsque les lecteurs RFID sont opérationnels, pas avant
Un échantillon testé dans les bureaux d’un fournisseur ou sur un lecteur RFID de démonstration ne prouve rien quant à son fonctionnement dans le bâtiment. Le test décisif ne peut avoir lieu qu’une fois les portes posées et les lecteurs RFID mis en service, ce qui survient très tard dans la plupart des projets d’ouverture.
Intégrez ce test au calendrier plutôt que de l’omettre. Un identifiant d’accès qui n’a jamais été présenté aux portes effectivement installées reste une hypothèse, et une ouverture est le pire moment pour découvrir que cette hypothèse était erronée.
Demandez par écrit au fournisseur de serrures ou à l’intégrateur quel type d’identifiant d’accès l’installation sera configurée pour accepter. Un seul e-mail suffit pour débloquer toutes les étapes suivantes.
Le visuel évoluera, anticipez-le
L’identité de marque est rarement finalisée lorsque les identifiants d’accès doivent être approuvés avant l’ouverture. Chaque modification relance l’intégralité de l’approbation, et le délai de production ne commence qu’après celle-ci.
La solution consiste à conserver un visuel de série simple et stable, limité à un signe distinctif et une couleur, puis à réserver les éléments susceptibles d’évoluer aux identifiants d’accès imprimés à la réception, où une modification n’entraîne aucun coût.
Quantités nécessaires pour le premier jour
Le taux d’occupation à l’ouverture ne correspond pas à celui d’une exploitation stabilisée, et le taux de réémission des premières semaines sera le plus élevé : le personnel est encore en formation, les informations communiquées aux clients manquent de cohérence et les procédures ne sont pas devenues des habitudes.
Dimensionnez la commande en fonction de cette phase, non d’un mois d’exploitation stabilisée, et conservez un stock de réémission dans le même coloris afin que les premiers remplacements passent inaperçus.
La compatibilité est confirmée par rapport au système de fermeture, à la technologie d’identifiant d’accès et aux exigences d’encodage de l’établissement avant la production. Nous ne revendiquons aucune compatibilité universelle.
Questions que cela soulève
01Quand devons-nous commencer à préparer les identifiants d’accès ?+
Dès l’attribution du lot serrurerie. Le délai de production est court, contrairement à la chaîne technique qui le précède ; celle-ci ne peut commencer que lorsque le système est connu et configuré.
02Pouvons-nous approuver le visuel avant la finalisation de l’identité de marque ?+
Vous pouvez approuver un visuel de série simple et stable, limité à un signe distinctif et une couleur, et réserver les éléments susceptibles d’évoluer aux identifiants d’accès imprimés à la réception. En revanche, toute nouvelle approbation relance le délai de production.
03Combien devons-nous commander pour l’ouverture ?+
Davantage que ne le laisserait prévoir un mois d’exploitation stabilisée. Le taux de réémission atteint son maximum pendant les premières semaines, car le personnel est encore en formation et les procédures ne sont pas devenues des habitudes. Le stock de réémission doit reprendre le coloris principal afin que les premiers remplacements passent inaperçus.