Qué se está especificando en realidad
Una tarjeta llave para hotel parece el producto más sencillo que compra un establecimiento, pero requiere más decisiones que cualquier pulsera. El material y el espesor del cuerpo, la tecnología de la credencial de acceso, la posición de la antena, el proceso de impresión, el acabado, la numeración, la codificación y el embalaje son decisiones independientes, y varias se condicionan entre sí.
El formato de la tarjeta es fijo: CR80 de 85.6 × 54 mm, ISO/IEC 7810 ID-1 y, por lo general, 0.76 mm de espesor. Es la única parte de la especificación que no requiere una decisión y explica por qué las tarjetas siguen siendo intercambiables entre establecimientos de una forma que no es posible con las pulseras.
- Formato
- CR80, 85.6 × 54 mm — ISO/IEC 7810 ID-1
- Grosor
- Por lo general, 0.76 mm; configuraciones más delgadas o más gruesas según especificación
- Material del cuerpo
- Opciones en PVC, con contenido reciclado y de base de papel con documentación
- Credencial
- LF 125 kHz o HF 13.56 MHz, con compatibilidad verificada con el sistema instalado
- Personalización
- Impresión a todo color por ambas caras, numeración y datos variables
- Suministro
- Bloques contabilizados y etiquetados por intervalo
Cómo elegir el cuerpo de una tarjeta
El PVC estándar es la referencia: ofrece una excelente calidad de impresión, se lamina de forma predecible, conserva su forma y tiene el menor costo. Los cuerpos con contenido reciclado presentan un comportamiento similar, aunque con pequeñas diferencias de impresión y color que conviene aprobar en una muestra física, no en pantalla. Los cuerpos de base de papel ofrecen un tacto y una vida útil diferentes, adecuados para establecimientos que desean hacer visible su elección de material.
La disyuntiva está entre uniformidad y expresividad. Un establecimiento que reemplaza 4,000 tarjetas al año debe considerar cuánta variación puede aceptar entre lotes, ya que los cuerpos con materiales naturales varían más que los de PVC.
Dónde se ubica la antena y por qué el diseño debe tenerla en cuenta
Una tarjeta contiene una antena cuya posición no es arbitraria. Un diseño gráfico que no la tenga en cuenta —un gran bloque de lámina metalizada, una zona metálica extensa o un panel en relieve sobre el recorrido de la antena— puede afectar el rendimiento o dejar una huella visible en la superficie de la tarjeta.
Por eso, el diseño gráfico se aprueba teniendo en cuenta la construcción de la tarjeta, no como una imagen plana. Es una verificación de cinco minutos que evita costosas sorpresas.
La cuestión de la banda magnética
Algunos establecimientos todavía necesitan una banda magnética porque su sistema de cerraduras instalado utiliza esa tecnología. Cuando realmente es necesaria, la especificamos; cuando responde a la costumbre y no a un requisito, conviene verificarla, ya que limita el diseño gráfico, añade un proceso y crea una superficie que el huésped puede rayar.
La respuesta depende del sistema instalado, no de una preferencia. Como ocurre con todas estas credenciales de acceso, la tecnología y la codificación se verifican con ese sistema antes de la producción; no se infieren a partir de lo que utilizó el establecimiento en el pedido anterior.
Numeración, secuencias y para qué sirven
La numeración permite que un establecimiento audite su inventario de credenciales de acceso: qué rango se asignó a cada establecimiento, qué bloque se emitió en cada temporada y qué tarjetas no están localizadas. Sin numeración, una caja de tarjetas es anónima y no permite responder una consulta de seguridad.
Suministramos las tarjetas en bloques contados y etiquetados por rangos, para que el área de recepción de mercancía registre esos rangos sin abrir todos los paquetes. Esta decisión se toma al hacer el pedido: no tiene costo y no puede incorporarse una vez fabricadas las tarjetas.
Tarjetas y pulseras en un solo plan
La mayoría de los establecimientos tipo resort terminan utilizando ambos formatos. El esquema que funciona combina una tarjeta para el acceso a la habitación, entregada en recepción, con una pulsera para acceder a las zonas húmedas del resort. Ambas se especifican en conjunto para compartir identidad visual, lógica de numeración y un procedimiento coherente para pedidos posteriores.
La línea relacionada y el catálogo de pulseras presentan las opciones para llevar en la muñeca; aquí lo importante es que tarjetas y pulseras formen una sola especificación, no dos compras independientes.
El pedido mínimo es de 500 piezas por diseño, con un plazo de producción de 14 a 21 días tras la aprobación del diseño. Un segundo diseño de tarjeta —por ejemplo, una versión para suites o para el personal— se contabiliza por separado; por eso, limitar las variantes gráficas influye más en el volumen del pedido que el número de habitaciones.