Lo difícil de sustituir un parque de tarjetas no es la tarjeta nueva, sino las semanas o los meses durante los cuales algunas puertas leen la credencial de acceso antigua, otras leen la nueva y los huéspedes no saben cuál llevan consigo.
- Haga un inventario del parque antes de pedir nada
- Defina cómo se gestionará el periodo de transición
- La migración se vive en recepción
- Retire de forma planificada el parque anterior
- Qué conservar de la especificación antigua
Haga un inventario del parque antes de pedir nada
Qué lectores RFID aceptan actualmente cada credencial de acceso, por ala, piso y puerta de servicio. Cuáles se cambiarán, cuándo y quién lo hará. Y cuáles están totalmente fuera del proyecto: casilleros, portones, puertas del personal o un spa instalado por separado.
Las puertas que nadie recordó son las que convierten una migración ordenada en un problema prolongado. Es habitual encontrar dos o tres grupos de lectores RFID que no figuraban en la lista original.
Defina cómo se gestionará el periodo de transición
En la práctica hay tres opciones. La primera es operar ambos tipos de credencial de acceso en paralelo y emitirlos por ala: es la más sencilla de especificar y la más difícil de gestionar en recepción. La segunda es cambiar primero los lectores RFID y emitir las nuevas credenciales de acceso en una fecha única: es la más sencilla para los huéspedes, pero exige sustituir rápidamente los lectores RFID. La tercera es usar una credencial de acceso que incorpore ambas tecnologías, decisión que afecta el tamaño y el costo.
Las tres opciones son defendibles; lo que no lo es, es llegar a la entrega y descubrir que nadie decidió cuál se aplicaría.
- Emisión en paralelo
- Dos inventarios de credenciales de acceso, emitidas según el ala. Fáciles de pedir, difíciles de gestionar en recepción.
- Primero, los lectores RFID
- Una sola fecha de transición para los huéspedes. Es la opción más sencilla, pero exige sustituir rápidamente los lectores RFID.
- Tecnología dual
- Una credencial de acceso funciona con ambas tecnologías. Elimina el problema en recepción, aunque supone un costo adicional.
La migración se vive en recepción
Durante toda la transición, el personal de recepción debe saber qué credencial de acceso necesita cada huésped, en qué ala se aloja y qué hacer si presenta la credencial equivocada en la puerta equivocada. Es, ante todo, un problema de capacitación y señalización, no de producto.
Una diferencia visible entre las credenciales de acceso antiguas y las nuevas —color o formato— justifica el costo por el simple hecho de agilizar esa conversación.
Retire de forma planificada el parque anterior
Las credenciales de acceso antiguas no desaparecen. Quedan en cajones, en el equipaje de los huéspedes o en una caja detrás de recepción. Si no se recogen y desactivan, el establecimiento habrá completado la migración, pero conservará el riesgo anterior.
Fije una fecha a partir de la cual las credenciales de acceso antiguas dejarán de funcionar, comuníquela y recoja físicamente todas las que sea posible. Una migración sin fecha de retirada no está terminada.
Fije la fecha en que dejarán de funcionar las credenciales de acceso antiguas, desactívelas desde el sistema central y recoja todas las que pueda. De lo contrario, el parque sustituido seguirá activo.
Qué conservar de la especificación antigua
Por lo general, conviene conservar la convención de numeración: la continuidad permite auditar el parque durante la transición. A veces también se conserva el diseño gráfico, si funciona bien. El formato rara vez se mantiene, porque una migración es el momento natural para reconsiderar si ahora convienen al establecimiento las tarjetas, las pulseras RFID o ambas.
Este es el único momento de un programa de credenciales de acceso en el que todos los supuestos pueden revisarse, por lo que también es el momento menos costoso para corregir los equivocados.
La compatibilidad se verifica con el sistema de cerraduras del establecimiento, la tecnología de la credencial y los requisitos de codificación antes de la producción. No afirmamos que exista compatibilidad universal.
Preguntas que esto plantea
01¿Conviene mantener ambos tipos de credencial de acceso durante la transición?+
Es la opción más sencilla de pedir y la más difícil de gestionar en recepción, porque el personal debe saber qué credencial de acceso necesita cada huésped. Cambiar primero los lectores RFID ofrece a los huéspedes una única fecha de transición, pero exige un programa acelerado de sustitución de lectores RFID; una credencial de acceso con tecnología dual elimina el problema en recepción, aunque supone un costo adicional.
02¿Qué suele pasarse por alto?+
Lectores RFID que nadie incluyó en el inventario: casilleros, portones, puertas del personal o un spa instalado por separado. Es normal encontrar dos o tres grupos de este tipo, y detectarlos antes de hacer el pedido cuesta mucho menos que hacerlo después.
03¿Cuándo termina una migración?+
Cuando las credenciales de acceso antiguas dejan de funcionar y se han recogido, no cuando se emiten las nuevas. Sin una fecha de retirada, el establecimiento habrá añadido otro parque en vez de sustituir el anterior.