A parte difícil de substituir uma base instalada de cartões não é o cartão novo. É o período de semanas ou meses em que algumas portas leem a credencial de acesso antiga, outras leem a nova, e os hóspedes não sabem qual delas estão usando.
- Mapeie a base instalada antes de fazer qualquer pedido
- Defina como funcionará o período de transição
- É na recepção que os efeitos da migração aparecem
- Desative definitivamente a base antiga
- O que manter da especificação antiga
Mapeie a base instalada antes de fazer qualquer pedido
Quais leitores RFID aceitam cada credencial de acesso hoje, por ala, andar e porta de serviço? Quais serão trocados, quando e por quem? Quais estão fora do projeto — os dos armários, portões, acessos de funcionários ou de um spa instalado separadamente?
As portas esquecidas transformam uma migração organizada em um processo que se arrasta. É comum encontrar dois ou três grupos de leitores RFID que não constavam da lista original.
Defina como funcionará o período de transição
Na prática, há três opções. Emitir os dois tipos de credencial de acesso em paralelo, por ala, é mais simples de especificar e mais difícil de administrar na recepção. Trocar primeiro os leitores RFID e emitir as novas credenciais em uma única data é mais simples para os hóspedes, mas exige um cronograma acelerado. A terceira opção é usar uma credencial de acesso com as duas tecnologias, uma escolha de especificação que afeta dimensões e custo.
Todas as opções são defensáveis; o que não é defensável é descobrir, na entrega, que ninguém decidiu qual seria adotada.
- Emissão paralela
- Dois estoques de credenciais de acesso, com emissão por ala. Simples de encomendar, difícil de administrar na recepção.
- Leitores RFID primeiro
- Uma única data de transição para os hóspedes. É a opção mais simples para eles, mas exige um cronograma acelerado de troca dos leitores RFID.
- Credencial de acesso com duas tecnologias
- Uma única credencial de acesso funciona com as duas tecnologias. Elimina o problema na recepção, mas tem custo adicional.
É na recepção que os efeitos da migração aparecem
Durante toda a transição, a equipe da recepção precisa saber de qual credencial de acesso cada hóspede precisa, em qual ala está e o que fazer quando apresentar a credencial errada na porta errada. É muito mais uma questão de treinamento e sinalização do que de produto.
Uma diferença visível entre as credenciais de acesso antigas e novas — na cor ou no formato — justifica o custo só por facilitar essa explicação.
Desative definitivamente a base antiga
As credenciais de acesso antigas não desaparecem. Ficam em gavetas, na bagagem dos hóspedes ou em uma caixa atrás da recepção. Se não forem recolhidas e desativadas, o empreendimento terá concluído a migração sem eliminar o risco associado a elas.
Defina a data a partir da qual as credenciais de acesso antigas deixarão de funcionar, comunique-a e recolha tudo o que for possível. Uma migração sem data de desativação definitiva não está concluída.
Defina quando as credenciais de acesso antigas deixarão de funcionar, desative-as de forma centralizada e recolha tudo o que for possível. Caso contrário, a base que deveria ter sido substituída continuará ativa.
O que manter da especificação antiga
Em geral, deve-se manter a convenção de numeração: a continuidade permite auditar a base instalada durante a transição. Às vezes, também vale manter a identidade visual, se ela funciona bem. Raramente se mantém o formato, pois a migração é o momento natural para reavaliar se cartões, pulseiras RFID ou ambos ainda atendem ao empreendimento.
Este é o único momento de um programa de credenciais de acesso em que todos os pressupostos já estão em revisão, o que reduz o custo de corrigir os que estavam errados.
A compatibilidade é confirmada em relação ao sistema de fechaduras, à tecnologia da credencial de acesso e aos requisitos de codificação do empreendimento antes da produção. Não afirmamos compatibilidade universal.
Questões decorrentes
01Devemos operar os dois tipos de credencial de acesso durante a transição?+
É a opção mais simples para fazer o pedido e a mais difícil de administrar na recepção, pois a equipe precisa saber de qual credencial de acesso cada hóspede precisa. Trocar primeiro os leitores RFID cria uma única data de transição para os hóspedes, mas exige um cronograma acelerado; uma credencial de acesso com duas tecnologias elimina o problema na recepção, com custo adicional.
02O que costuma ser esquecido?+
Grupos de leitores RFID que ninguém mapeou — nos armários, portões, acessos de funcionários e em um spa instalado separadamente. É comum encontrar dois ou três grupos, e identificá-los antes do pedido sai muito mais barato do que depois.
03Quando uma migração está concluída?+
Quando as credenciais de acesso antigas deixam de funcionar e já foram recolhidas, não quando as novas são emitidas. Sem uma data de desativação definitiva, o empreendimento acrescentou outra base de credenciais em vez de substituir a anterior.