La principale difficulté du remplacement d’un parc de cartes n’est pas la nouvelle carte, mais les semaines ou les mois pendant lesquels certaines portes lisent l’ancien identifiant d’accès, d’autres le nouveau, sans que les clients sachent lequel ils ont en main.
- Cartographier le parc avant de commander quoi que ce soit
- Définir le fonctionnement de la période de transition
- C’est à la réception que la migration se fait sentir
- Organiser la mise hors service de l’ancien parc
- Ce qu'il faut conserver de l'ancienne spécification
Cartographier le parc avant de commander quoi que ce soit
Quels lecteurs RFID acceptent quels identifiants d’accès aujourd’hui, par aile, par étage et par porte de service ? Lesquels seront remplacés, quand et par qui ? Lesquels sont entièrement hors périmètre — casiers, portails, portes de service ou spa installé séparément ?
Les portes oubliées sont celles qui prolongent une migration pourtant bien menée. Il est courant de découvrir deux ou trois parcs de lecteurs RFID absents de la liste initiale.
Définir le fonctionnement de la période de transition
Trois options existent en pratique. Maintenir les deux types d’identifiants d’accès en parallèle et les délivrer par aile est la solution la plus simple à définir, mais la plus difficile à gérer à la réception. Remplacer d’abord les lecteurs RFID puis délivrer les nouveaux identifiants d’accès à une date unique est plus simple pour les clients, mais exige un programme accéléré de remplacement des lecteurs. Enfin, un identifiant d’accès bi-technologie constitue un choix technique ayant une incidence sur les dimensions et le coût.
Chaque option se défend ; ce qui ne l’est pas, c’est de découvrir lors de la mise en service que personne n’a décidé laquelle serait retenue.
- Délivrance en parallèle
- Deux stocks d’identifiants d’accès, délivrés selon l’aile. Simples à commander, difficiles à gérer à la réception.
- Lecteurs RFID d’abord
- Une seule date de bascule pour les clients. C’est la solution la plus claire, mais elle exige un programme accéléré de remplacement des lecteurs RFID.
- Bi-technologie
- Un même identifiant d’accès fonctionne avec les deux technologies. Il élimine le problème à la réception, moyennant un surcoût.
C’est à la réception que la migration se fait sentir
Pendant toute la transition, le personnel de réception doit savoir de quel identifiant d’accès chaque client a besoin, dans quelle aile se trouve sa chambre et quoi faire lorsqu’il présente le mauvais identifiant à la mauvaise porte. C’est bien davantage une question de formation et de signalétique que de produit.
Une différence visible entre les anciens et les nouveaux identifiants d’accès — couleur ou format — vaut son coût, ne serait-ce que pour écourter les échanges à ce sujet.
Organiser la mise hors service de l’ancien parc
Les anciens identifiants d’accès ne disparaissent pas : ils restent dans des tiroirs, les bagages des clients ou une boîte derrière la réception. S’ils ne sont pas récupérés et désactivés, l’établissement aura achevé sa migration tout en conservant le risque antérieur.
Fixez une date à partir de laquelle les anciens identifiants d’accès cesseront de fonctionner, communiquez-la et récupérez physiquement tout ce qui peut l’être. Une migration sans date de mise hors service n’est pas terminée.
Fixez la date à laquelle les anciens identifiants d’accès cesseront de fonctionner, désactivez-les de manière centralisée et récupérez tout ce que vous pouvez. Sinon, l’ancien parc existe toujours.
Ce qu'il faut conserver de l'ancienne spécification
La convention de numérotation, en général : sa continuité assure la traçabilité du parc pendant la transition. Parfois aussi le visuel, s’il donne satisfaction. Rarement le format, car une migration est le moment idéal pour réévaluer si les cartes, les bracelets ou les deux conviennent encore à l’établissement.
C'est le seul moment d'un programme d'identifiants d'accès où toutes les hypothèses sont déjà remises en question, ce qui en fait le moment le moins coûteux pour corriger celles qui étaient erronées.
La compatibilité est confirmée par rapport au système de fermeture, à la technologie d’identifiant d’accès et aux exigences d’encodage de l’établissement avant la production. Nous ne revendiquons aucune compatibilité universelle.
Questions que cela soulève
01Faut-il maintenir les deux types d’identifiants d’accès pendant la transition ?+
C’est l’option la plus simple à commander et la plus difficile à gérer à la réception, car le personnel doit savoir de quel identifiant d’accès chaque client a besoin. Remplacer d’abord les lecteurs RFID offre aux clients une date de bascule unique, mais exige un programme accéléré de remplacement des lecteurs ; un identifiant d’accès bi-technologie élimine le problème à la réception, moyennant un surcoût.
02Qu'oublie-t-on généralement ?+
Des parcs de lecteurs RFID que personne n’a répertoriés — casiers, portails, portes de service ou spa installé séparément. Il est courant d’en découvrir deux ou trois, et les identifier avant de commander coûte bien moins cher qu’après.
03Quand une migration est-elle terminée ?+
Lorsque les anciens identifiants d’accès ne fonctionnent plus et ont été récupérés, et non lorsque les nouveaux ont été délivrés. Sans date de mise hors service, l’établissement a ajouté un parc au lieu d’en remplacer un.